介護事務代行とは？料金相場と国保連請求
介護事務代行とは、介護給付費（介護報酬）の国保連請求を中心に、記録や請求まわりの事務を外部に委託するサービスです。まず押さえるべきは、国保連への請求に毎月10日という締切があることです。だから、料金よりも「締切を守れる体制か」で選ぶのが基本になります。この記事は、任せられる事務の範囲、締切と料金相場、ケアプランなど任せられない業務を、介護事業所の担当者の視点で整理します。
介護事務代行で任せられる業務
介護事務代行に任せられるのは、国保連への介護給付費請求を中心とした記録・請求の事務です。国保連とは、介護給付費の審査と支払を行う国民健康保険団体連合会のことです。
依頼できる主な事務は、次のとおりです。介護給付費請求書と明細書（レセプト＝請求の明細）の作成が中心になります。
| 依頼できる事務 | 内容 |
|---|---|
| 介護給付費請求 | 請求書・明細書（レセプト）の作成と、国保連への伝送 |
| 返戻・月遅れ対応 | 差し戻された請求の修正と再請求 |
| 利用者請求・入金管理 | 利用者請求書・領収書の作成と発送、入金の消込 |
| その他の事務 | 給与計算、利用者台帳の管理、ケアマネへの実績連携 |
返戻対応や請求書の発送まで頼めます。給与計算や台帳管理も対象にできるため、事務の負担をまとめて減らせます。
国保連請求は「締切必達」。だから体制で選ぶ
国保連請求は毎月10日が締切で、遅れると入金が先延ばしになるため、体制で選ぶことが最優先です。締切と支払の時期は決まっています。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 請求の締切 | サービス提供月の翌月10日 午後5時15分まで（土日祝でも10日） |
| 請求方法 | 原則、伝送または磁気媒体（紙はやむを得ない場合のみ） |
| 支払の時期 | サービス提供月の翌々月末までに振込 |
締切は毎月10日、支払は翌々月末です（国民健康保険団体連合会）。1か月遅れると、入金も1か月ずれます。
担当者が急に休んでも請求が止まらない体制かどうかが、選ぶときの最重要ポイントです。 たとえば、請求事務を担当者1人に任せていると、急な欠勤で締切に間に合わず、入金が1か月ずれる場合があります。担当が休んでも止まらない体制を選ぶことで、この事態を避けられます。
料金相場（基本料＋従量の構造）
料金は基本料に利用者数などの従量が加わる構造で、事業所の規模で総額が変わります。相場は次のとおりです（各社の料金案内、2026年9月時点）。
| 料金の構成 | 目安 |
|---|---|
| 基本料（月額） | 月6,000〜20,000円 |
| 従量（実績入力など） | 保険内実績入力 500円/1名 ほか |
| オプション | 利用者請求書の発送、返戻対応など（別料金の場合あり） |
基本料は月6,000〜20,000円が目安で、そこに利用者数で従量が加わります。利用者数や明細書の件数で総額が動くため、自社の規模で見積りを取ります。オプションの範囲（発送や返戻対応まで含むか）は、契約前に確認します。
任せられない業務と、失敗しない進め方
代行できるのは請求の事務までで、ケアプランの作成は介護支援専門員（ケアマネジャー）の業務です。サービス提供記録の法的な責任や、加算を算定する最終判断は事業所に残ります。利用者情報は要配慮個人情報を含むため、委託先を監督する義務（個人情報保護法 第25条）が前提になります。
準備は、次の順で進めると安定します。
- 任せる範囲（請求のどこまで）を決める
- 実績データの受け渡し方法と、渡す期限を決める
- 利用者情報の秘密保持と、データの返却・廃棄を取り決める
- まず1か月の請求サイクルで試す
- 返戻が出たときの対応の分担を決める
記録と加算判断の責任は事業所に残る点を、あらかじめ共有しておきます。実績データの受け渡し方法を決めずに始めると、締切直前に情報が揃わず、請求がずれる場合があります。利用者情報の秘密保持を取り決めることも欠かせません。
依頼先の選び方と、相談の始め方
依頼先は「締切を守る体制」「利用者情報の扱い」「介護ソフトへの対応」の3点で選べば十分です。料金だけで選ばないことが大切です。
| 見る観点 | 確認するポイント |
|---|---|
| 締切を守る体制 | 担当が交代できる体制があり、返戻対応まで含むか |
| 情報の扱い | 利用者情報の秘密保持と、受け渡しの体制があるか |
| ソフトへの対応 | 自社が使う介護請求ソフトに対応できるか |
締切を守る体制があるかと、返戻対応まで含むか、そして利用者情報の扱いは、契約前に必ず確認します。当社も請求書業務や県ごとの事業所調査などを受託しており、締切のある請求事務や事業所単位の情報整理は運用上の前提にしています。
事務作業全般の考え方は事務代行とは、外注で工数を減らす判断はバックオフィス効率化、任せられない業務の線引きはBPOとはで扱っています。
参考
- 宮城県国民健康保険団体連合会（国保連）「介護給付費等請求」（確認日 2026-09-14）
- https://www.miyagi-kokuho.or.jp/kaigo/seikyu.html
- 厚生労働省（介護保険制度・介護報酬の所管。最新の制度・様式はこちらで確認）（確認日 2026-09-14）
- 個人情報保護委員会（個人情報保護法 第25条 委託先の監督）（確認日 2026-09-14）
- https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/
- 介護事務代行の料金相場は各社の料金案内を確認（2026年9月時点）
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